Objectif
Cette politique établit les procédures et les lignes directrices pour les pratiques professionnelles et éthiques des employés, travailleurs indépendants et bénévoles (collectivement, le « personnel
de la Fondation ») de la Fondation des maladies du cœur et de l’AVC du Canada (la « Fondation »), harmonisées avec les valeurs fondamentales de l’organisme, qui sont les suivantes :
- FAVORISER la santé;
- FAIRE PREUVE d’humilité;
- ACCUEILLIR le changement;
- MAXIMISER notre impact;
- APPRENDRE et ÉVOLUER;
- ÊTRE chaleureux.
La Fondation considère que l’intégrité, l’honnêteté, la responsabilité et la transparence constituent les plus hautes valeurs. Ces principes doivent être au cœur de toutes les décisions et actions du
personnel de la Fondation. Cette exigence est essentielle pour s’assurer d’obtenir la confiance du public et de conserver la réputation immaculée de la Fondation dans la collecte et la gestion de l’argent des donateurs, et pour offrir au personnel de la Fondation un milieu de travail sain, respectueux et productif.
Cette politique doit être utilisée lorsque vous cherchez à reconnaître et à résoudre des problèmes professionnels et éthiques sur le lieu de travail. Elle souligne les problèmes, les politiques et les ressources clés, et indique les pratiques et les comportements que tout le personnel de la Fondation est tenu de respecter.
Comportement professionnel
Il est important qu’à titre de membre du personnel de la Fondation, vous agissiez comme suit :
- Avoir un comportement professionnel et respectueux à l’égard d’autres membres du personnel de la Fondation, des parties prenantes et du grand public;
- Participer et collaborer activement avec ses collègues afin de réaliser les priorités de la Fondation;
- Prendre soin et faire un usage approprié de la propriété de la Fondation, y compris le nom et les marques de commerce de celle-ci, et respecter toutes les politiques et les procédures de l’organisme;
- Se conduire de façon à garantir aux donateurs une expérience positive, et à bâtir d’excellentes relations avec nos donateurs et nos bénévoles. La Fondation se conforme aux normes établies par l’Association of Fundraising Professionals et le Code d’éthique relatif à la collecte de fonds et à la responsabilité financière d’Imagine Canada. Pour plus d’information, consultez le Code d’éthique de la Fondation;
- Être apte au travail, tant physiquement que mentalement, pour assurer un milieu de travail sans danger. Cela signifie que les employés doivent en tout temps être alertes, professionnels, compétents et pleinement capables d’exercer un jugement éclairé et de faire preuve de discernement lorsqu’ils exercent leurs fonctions au sein de la Fondation. À partir du 14 décembre 2018 Cela s’applique entre autres à leur participation aux activités de collecte de fonds, conférences, activités en milieu de travail et rencontres sociales en lien avec la Fondation.
- S’assurer que ses propos et ses actions représentent la Fondation de façon positive et qu’ils rehaussent sa réputation;
- Assumer la responsabilité de ses actions, et toujours agir avec intégrité en respectant les politiques ainsi que les obligations juridiques et éthiques de la Fondation.
Conformité et rapport
La conformité est une responsabilité individuelle et d’entreprise. Il est attendu que le personnel de la Fondation connaisse et comprenne le Code de conduite (le « Code ») et s’y conforme. Le personnel de la Fondation ne doit pas oublier que les violations du Code, de ses politiques ou de ses pratiques peuvent faire l’objet de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement. De telles violations peuvent aussi avoir des conséquences sur l’évaluation et la rémunération.
Si vous avez des questions sur le Code ou souhaitez éclaircir un point, vous pouvez obtenir de l’information ou des conseils auprès de votre superviseur immédiat, de votre chef de la direction ou chef d’unité opérationnel. Les cas de violation du Code doivent être signalés à votre gestionnaire ou à votre représentant des ressources humaines. La Fondation a une politique de dénonciation qui vous protège et vous offre une solution pour les rapporter. La Fondation s’est engagée à vous protéger contre les représailles après un signalement de bonne foi d’activités inappropriées.
Discrimination, harcèlement et violence en milieu de travail
La Fondation s’est engagée à maintenir et à soutenir un milieu de travail qui est respectueux et exempt de harcèlement, discrimination et violence. Vous devez agir honnêtement et équitablement sans discrimination fondée sur l’âge, le sexe, la race, la couleur, l’origine nationale ou ethnique, la langue, la religion, l’orientation sexuelle, l’état matrimonial ou la situation familiale, les capacités mentales ou physiques, ou pour tout autre motif interdit par la loi. Tout le personnel de la Fondation, y compris les gestionnaires et les dirigeants de la Fondation, est tenu de signaler les incidents de discrimination, harcèlement ou violence. Pour en savoir plus, consultez la politique de protection contre la discrimination, le harcèlement et la violence en milieu de travail.
Milieu de travail sans drogue et sans fumée
La Fondation offre un milieu de travail sans drogue et sans fumée. Il est interdit de consommer ou de fumer du tabac ou du cannabis sur les lieux de travail. La cigarette électronique y est aussi interdite. La Fondation accommodera la consommation d’un employé lorsqu’un traitement médical ou un diagnostic de dépendance l’oblige et lorsque la loi le prescrit.
Respect de la vie privée et confidentialité
Par « renseignements confidentiels », on entend tout renseignement de la Fondation qui n’est pas public, de nature confidentielle ou exclusive divulgué par la Fondation auprès de son personnel ou qui est par ailleurs transmis ou se retrouve en la possession ou la connaissance du personnel de la Fondation en rapport avec, ou est le résultat de, le personnel de la Fondation lors de l’exercice de ses fonctions. Sans limitation, les renseignements confidentiels de la Fondation incluent des données et secrets commerciaux, des concepts, le savoir-faire, des caractéristiques de produits, de la technologie, des projets professionnels et des stratégies, de l’information financière, ainsi que toute l’information concernant une personne identifiable, qu’il s’agisse d’un employé, d’un donateur, d’un donateur potentiel ou de toute autre personne (« renseignements personnels »). Les renseignements confidentiels peuvent être divulgués par écrit, verbalement et visuellement, par voie électronique ou par d’autres moyens.
Les renseignements confidentiels obtenus par le personnel de la Fondation ne doivent pas être utilisés ou divulgués sauf dans l’exécution de ses fonctions. Il est interdit de divulguer ces renseignements à des tiers ou à des personnes qui ne sont pas autorisées par la Fondation à recevoir une telle information et il est interdit d’utiliser ces renseignements pour en tirer un gain ou un avantage personnel. La vie privée des donateurs, des bénévoles et des employés doit être respectée en tout temps. Cette obligation demeure valide même après votre départ de l’organisme.
Vous devez vous assurer que vos renseignements personnels requis par la Fondation sont complets et tenus à jour (p. ex., les renseignements sur les personnes à charge, l’état matrimonial, l’adresse) en tout temps. La Fondation protège votre vie privée, y compris la sécurité de tous les renseignements personnels. Veuillez transmettre toute mise à jour à votre responsable des ressources humaines.
Vous devez respecter toutes les politiques sur la protection de la vie privée et la sécurité, ainsi que les procédures et les pratiques applicables à la collecte, à l’utilisation, à la divulgation, à la conservation et à l’élimination de renseignements sur les donateurs et les employés et de données qui ont été anonymisées (p. ex., les unités de disque dur).
Propriété intellectuelle
Toute propriété intellectuelle élaborée par le personnel de la Fondation dans le cadre de son engagement au sein de la Fondation est la propriété de la Fondation. Le consentement à cette politique lève tout droit moral que le personnel de la Fondation pourrait avoir à l’égard de la propriété intellectuelle créée par le personnel de la Fondation au cours de son engagement. Cette propriété inclut, mais ne se limite pas, aux dessins, aux photos, au contenu Web, aux blogues, aux brochures, aux rapports, à la technologie, aux compilations de données et aux listes de donateurs.
Technologies de l’information
Les services des technologies de l’information (« TI ») (qui incluent, mais ne sont pas limités, aux réseaux, aux ordinateurs de bureau et aux appareils électroniques) doivent être utilisés à des fins d’entreprise légitimes. Tous les messages et renseignements transmis, reçus ou stockés dans un ordinateur de la Fondation demeurent la propriété de celle-ci. La Fondation se réserve le droit d’examiner tout contenu reposant sur ses systèmes de TI à tout moment et particulièrement lorsqu’un usage inapproprié ou une pratique répréhensible sont soupçonnés. Vous n’avez pas droit au respect de votre vie privée à l’égard de votre utilisation des systèmes de TI de la Fondation, que votre utilisation se produise à l’extérieur du lieu de travail ou en dehors des heures de bureau régulières, et indépendamment du fait que votre utilisation soit de nature personnelle. Pour plus de détails, veuillez consulter les politiques et normes sur les technologies de l’information à l’intention des employés non membres de l’équipe des TI. Tous les employés doivent avoir signé un formulaire de ces politiques avant d’accéder à tous les systèmes informatiques.
Communications
Seul le personnel de la Fondation désigné autorisé peut utiliser les réseaux électroniques, y compris les plateformes des médias sociaux, afin d’effectuer du travail pour la Fondation. Si vous êtes désigné et que vous participez à la préparation de contenu pour les médias sociaux, ou que vous rédigiez ce contenu (blogue, Facebook, Twitter, etc.), vous devez vous assurer de suivre les À partir du 14 décembre 2018 lignes directrices de la Fondation. Pour en savoir plus, veuillez consulter la politique de communications de la Fondation.
Approvisionnement
Vous devez respecter les politiques et procédures d’approvisionnement de la Fondation. Les décisions en matière d’achat doivent être fondées sur les intérêts fondamentaux de la Fondation. Vous devez déclarer tout conflit d’intérêts réel ou perçu comme tel, que vous avez avec un fournisseur ou un entrepreneur.
Activité politique
La Fondation est un organisme non partisan. Même si vous avez le droit de participer à des activités politiques, celles-ci doivent être clairement séparées de votre engagement auprès de la Fondation. À titre personnel, vous devez avoir l’air impartial et à l’abri d’influences politiques exagérées dans l’exécution de vos fonctions au sein de la Fondation. Vous ne pouvez exercer ces activités pendant les heures de travail, et vos opinions doivent être présentées comme étant les vôtres. N’utilisez pas comme référence la Fondation, votre poste au sein de l’organisme, ou le papier à en-tête ou les courriels de la Fondation.
Conflit d’intérêts (CI)
Vos intérêts personnels ne doivent pas influencer votre jugement professionnel ou vos décisions dans le cadre de votre engagement au sein de la Fondation, porter atteinte à votre obligation d’être un membre du personnel de la Fondation pleinement productif ou nuire aux intérêts de la Fondation. Tous les conflits d’intérêts doivent être divulgués dès l’engagement auprès de la Fondation, ainsi qu’à tout autre moment pertinent au cours de votre mandat au sein de la Fondation. La meilleure défense contre un conflit d’intérêts est la stratégie qui consiste à l’éviter. Vous devez prévenir et éviter toute situation qui pourrait être perçue comme un conflit d’intérêts, ou pourrait aboutir en un tel conflit.
Définitions
Un conflit d’intérêts (CI) survient lorsque les intérêts privés d’un membre du personnel de la Fondation entrent en conflit directement ou indirectement avec les responsabilités de ce dernier envers la Fondation, y compris son obligation d’agir dans l’intérêt de l’organisme. Vous avez la responsabilité d’abord et avant tout de veiller au bien-être de la Fondation. Vous devez éviter toute situation dans laquelle il existe un risque réel ou potentiel de CI qui pourrait être perçu comme un CI, ou qui pourrait influer sur votre jugement lorsque vous avez à prendre des décisions dans l’intérêt de la Fondation.
a. Intérêt privé signifie un avantage ou un intérêt financier et comprend tout avantage réel ou tangible qui profite au membre du personnel de la Fondation ou aux associés de celui-ci.
b. Associé renvoie à :
- un conjoint;
- À partir du 14 décembre 2018
- un membre de la famille qui demeure dans la résidence familiale;
- un ami avec lequel on entretient une association étroite ou fréquente;
- une société dont le membre du personnel de la Fondation est propriétaire et en retire des profits, directement ou indirectement, et dont plus de 20 pour cent des droits de vote sont liés à tous les titres avec droit de vote en circulation de la société;
- une fiducie ou une succession dans laquelle un membre du personnel de la Fondation détient un intérêt bénéficiaire ou au sein de laquelle ce dernier agit à titre de fiduciaire.
- Emploi occupé par des membres de la famille
Les membres d’une famille ne peuvent pas relever d’un autre membre de cette famille. En outre, le personnel de la Fondation ne doit pas créer ou bâtir des relations spéciales, telles que des rendez-vous galants, avec d’autres personnes qui relèvent de lui ou qui pourraient être perçues comme étant sous leur influence directe. - Cadeaux, hospitalité et honoraires
Le personnel de la Fondation ne peut accepter de cadeaux ou d’avantages de clients, de fournisseurs, etc., qui pourraient être considérés comme créant une obligation pour eux ou la Fondation. Les cadeaux ou les avantages comprennent l’argent comptant, les honoraires, les commissions et les divertissements, y compris des invitations à des événements, des activités ou des excursions. Les cadeaux d’une valeur nominale (moins de 250 $) sont permis et, le cas échéant, doivent être offerts au personnel de la Fondation. - Emploi ou activités professionnelles à l’extérieur de la Fondation
Vous ne devez pas avoir un travail ou exercer des activités professionnelles à l’extérieur de la Fondation, qui :
a) entrent en conflit avec vos fonctions au sein de la Fondation;
b) utilisent votre connaissance de renseignements confidentiels ou exclusifs de la Fondation et des activités de celle-ci;
c) auraient une influence négative sur vous dans l’exercice de vos fonctions au sein de la Fondation, ou pourraient avoir un tel effet. - Divulgation
Vous avez l’obligation de divulguer toute situation qui, à votre avis, constitue un conflit d’intérêts, un cas possible de CI ou un cas qui est perçu comme tel. Une divulgation complète vous permet de résoudre des situations qui ne sont pas claires ainsi que d’éliminer ou de régler des CI avant que surviennent des difficultés. Un formulaire de déclaration de code de conduite/conflit d’intérêts est disponible auprès des ressources humaines. Les questions d’interprétation ou d’application de cette politique doivent être adressées au chef de la direction ou chef de l’exploitation ou à la personne désignée dans votre province. - Violations
Les violations de la politique sur les conflits d’intérêts peuvent faire l’objet de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement. - Signalement de violations de la politique sur les conflits d’intérêts
Vous devez signaler les violations possibles ou soupçonnées de la politique sur les conflits d’intérêts. Quiconque est préoccupé par une situation doit d’abord communiquer avec son superviseur immédiat. Si vous n’êtes pas à l’aise à l’idée de communiquer avec un membre de l’équipe de direction, quel qu’il soit, vous devez vous adresser au représentant des ressources
humaines approprié ou utiliser la ligne d’aide pour dénonciateurs. - Aucunes représailles
Tout membre du personnel de la Fondation qui, de bonne foi, signale une préoccupation concernant une violation possible de la politique sur les conflits d’intérêts ne sera pas sujet à des représailles, et verra son droit à la confidentialité protégé dans toute la mesure du possible, conformément à la loi, à la politique d’entreprise et aux exigences nécessaires pour mener une enquête.
Répondez au sondage pour confirmer que vous avez lu et comprenez le document relatif au Code.
Cadre responsable :
Cindy Dunn, vice-présidente à la gestion des talents et de la diversité